Все на месте

Рассказываем, как создавалась платформа SAP PM, благодаря которой компания сэкономит десятки миллионов рублей на ремонте и техобслуживании оборудования в гипермаркетах по всей стране

Нужна была система, в которую можно будет загрузить данные и работать с ними по нескольким направлениям, – рассказал технический директор Сергей Панфилов. – Такой системой стал модуль Plaint Maintenance SAP. SAP в компании используют уже много лет, и было решено работать в нем, но требовалось провести масштабную работу по сбору данных, интеграции и настройке системы.

По правилам нашей компании, подрядчика для проекта мы выбирали через тендер, – рассказала руководитель проектов проектного офиса Ирина Борисова. – На том этапе у нас в проекте не было выделенного бизнес-аналитика, и задание на тендер мы формулировали вместе с Сергеем Панфиловым, Константином Кузьминым и другими коллегами. Готовое техзадание было несколько поверхностным, но компании «ТехКонсур» удалось сделать по нему оценку, и они выиграли тендер. Проект стартовал, и уже совместной командной мы дорабатывали техническое задание, собрали команду от бизнеса. В качестве технического эксперта по модулю SAP PM к команде «Ленты» присоединилась новый сотрудник Светлана Романюк, а также менеджер по управлению производственными активами Алексей Кочанов и Татьяна Обухова, которую перевели на должность оператора базы данных. Они были вовлечены в проект, за что им большая благодарность, без них мы бы не справились.

• интегрировать процессы техобслуживания и ремонтов в единую систему управления процессами компании;
• иметь единую базу и оперативное хранилище документации и единую базу учета работ сервисных компаний и учета затрат;
• иметь функцию ведения отчетности и накопления статистических данных.

Например, принимать решение о покупке той или иной модели оборудования мы сможем на основе истории его использования: как часто и какой именно узел выходит из строя, – говорит Сергей Панфилов. – На основе этих данных мы сможем решать, использовать определенное оборудование или нет. И появляется возможность контролировать расходы за счет того, что в системе будут зафиксированы расходы на каждую операцию. Прошли тендеры, есть определенная стоимость контрактов, которая внесена в систему и отнесена к определенному месяцу. Эта сумма уже зарезервирована, и независимо от того, в этом или следующем месяце нам выставят счет, мы ее оплатим, и контроллинг в любой момент сможет отследить, как и когда расходуются средства. Раньше это все делалось вручную – мы заполняли и пересылали бумажные документы, теперь все переходит в электронный документооборот.

Для нас проект начался с того, что мы определили потребности «Ленты» в автоматизации, – говорит консультант ООО «ТехКонсур» Евгений Пинигин, – какие области SAP PM мы будем автоматизировать и в каком объеме. SAP PM тесно связан с другими модулями системы. Это и DMS (Document management system), собственно сам SAP PM, плюс SAP MM, плюс FI – финансы, плюс модуль контроллинга SAP CO. Нужно было вписать существующие процессы в процессы компании и сделать так, чтобы модуль SAP PM выполнял задачи по учету оборудования, его обслуживания и ремонтов, отслеживал жизненный цикл оборудования от закупки до списания. Еще стояли задачи по контролю затрат вплоть до каждой единицы оборудования.

Со стороны «Ленты» была проделана гигантская работа по предоставлению этих данных, – говорит Евгений, – а со своей мы провели довольно большую работу по классификации и загрузке этих данных. Плюс загрузка существующих контрактов – спасибо Татьяне Обуховой. Просмотреть, проверить и согласовать параметры для корректной загрузки такого большого количества документов – это колоссальный труд.

Над сбором данных мы работали вместе с Алексеем Кочановым, – рассказала Татьяна Обухова. – Мы старались сделать все максимально хорошо, чтобы в системе все идеально заработало. Отдельно хочу выделить работу с коллегами, так как все вопросы решались оперативно. На данном этапе проекта я стараюсь быстро реагировать на запросы, помогать, когда возникают вопросы, поддерживать главных инженеров, которые вступили в этот проект, региональных менеджеров, дивизионных менеджеров, менеджеров по направлениям.

Мы начали работу с начала августа и очень быстро подготовили документацию, сделали анализ, провели проектирование системы, – рассказала руководитель проекта со стороны подрядчика Мариза Баимова. – Мы со своей стороны выдержали сроки, как и обещали. Изначально предполагалось, что мы будем использовать стандартный функционал, но в ходе работы выяснилось, что нужны дополнительные разработки. Так мы выполнили доработку по консолидации заказов и ЭДО-процессов, что значительно экономит трудозатраты главных инженеров.