… «Мини» и «Суперы». Серия пятая: как служба управления запасами наполняет полки новых магазинов товарами.
Первое, что видят покупатели, заходя в «Мини Ленту», – свежие овощи и фрукты. Дальше вглубь – выпечка и гастрономия, а еще на полках аккуратные ряды круп, кофе, чая, конфет, молочных продуктов, соков, воды, алкоголя, бытовой химии, косметики – ассортимент магазина малого формата в среднем имеет от 2,5 до 5 тысяч SKU.
К моменту торжественного перерезания синей ленточки все должно быть на месте, чтобы покупатель зашел и понял: здесь он найдет то, что ему нужно прямо сейчас. Над этим трудятся десятки людей из разных подразделений «Ленты», одна из них – служба управления запасами.
Служба управления запасами подключается к процессам открытия магазинов примерно за 35-40 дней до Дня икс. И это при условии, что дело происходит в регионе, где есть РЦ. Если же местность для нас новая, подготовка может начаться и за год.
В новом регионе нам нужно понять, как туда возить и что для этого нужно сделать, – рассказывает начальник отдела управления запасами малых форматов Дмитрий Волохов. – Будет ли это прямой транспорт из РЦ другого региона или нужно строить местный хаб. Естественно, на строительство РЦ или аренду склада и настройку процессов нужно много времени.
В 2021 году новые «Мини» и «Суперы», за редким исключением, открывались в дивизионах Центр и Северо-Запад, где есть РЦ и логистические процессы отстроены.
Кто тут такой умный?
На самом первом этапе все готовящиеся к открытию в определенный период магазины заносят в специальную систему, где формируются маршруты и сроки доставки. За три недели до открытия РЦ пополняют товарами с учетом ассортимента и прогноза продаж каждого конкретного «Супера» или «Мини», который высчитывает с помощью искусственного интеллекта на основе множества факторов: местоположения, сезона и так далее.
На уровне каждого товара система определяет, сколько и какого товара будет продаваться в конкретном магазине, формирует рекомендации к заказу и дополнительный запас в РЦ. Допустим, у нас два магазина в Санкт-Петербурге, один уже работает, и мы открываем второй. Товары для первого магазина уже лежат на РЦ, а когда включаются прогнозы по второму магазину, начинает формироваться запас и для него.
Сроки формирования запасов в РЦ зависят еще и от сроков годности товаров. Бакалея может и месяц полежать, а гастрономию нужно заказывать чуть ли не за день до открытия.
У нас есть временной интервал за неделю до открытия, когда мы можем начать поставки всего ассортимента, неважно, из РЦ или от прямого поставщика. Но ничего не заказываем, пока операционная служба не даст знать, что магазин готов принимать товар. Как только получаем отмашку, вступает план поставок – в какой день и что может приезжать.
Опыт прошлого года привел к изменениям в самой службе управления запасами. С января этого года выделена отдельная команда открытий. Это позволило сотрудникам сфокусироваться на новых магазинах, усовершенствовать инструкции и процессы и еще плотнее взаимодействовать с операционной службой.
Одним махом
По словам Дмитрия, открывать за неделю два магазина или 22 – для службы управления запасами разница небольшая, но есть нюансы.
Если все соблюдают графики открытия, если каждая служба успевает все сделать вовремя, для нас это лишь увеличение объемов товара и машин, которые его развезут. На примере последних открытий глобальных ошибок не было. Но было такое, например, что забывали поставить галочку в системе для пополнения товара, и за десять дней до открытия обнаруживали, что заказ не сформирован. Но это, скорее, технические моменты, которые можно исправить.
С января по начало мая этого года заработали 50 магазинов малых форматов, а в одном только декабре 2021-го их было 57! Открытие такого количества магазинов в короткие сроки диктует свои правила. Прошлой осенью к «Мини Лентам» добавилась и интеграция десятков магазинов «Билла».
Для логистики самое страшное – это когда что-то идет нестабильно: взрывной рост или резкое падение. Пройдя опыт осени с этим большим количеством открытий, мы научились оперативно реагировать, сглаживать острые моменты и улучшили планирование поставок. Изменилась скорость открытия. Раньше мы открывались за 60 дней, было два месяца от подписания договора аренды до открытия магазина. Сейчас сроки сократились. Чтобы в них уложиться, мы порезали плечи поставок и увеличили их частоту. Решение проблемы с пополняемостью - стеллажное хранение. Большинство товаров теперь развозят по магазинам каждый день, а в РЦ мы поддерживаем запас, в том числе и страховой. Сейчас мы можем привезти 80 процентов товара за два-три дня до открытия.
В следующем выпуске нашего мини-сериала главную роль сыграет служба мерчандайзинга и управления торговым пространством. Не пропустите!