Взять смену на бирже, не получать смену в часы, когда надо забирать ребенка из детского сада ― да много еще возможностей даст новая система автоматического планирования смен. Совсем скоро она заработает во всех магазинах малого формата.
В каждом магазине «Ленты» часть сотрудников работает по сменам. Чтобы распределить между ними нагрузку, директор раз в месяц составляет график. Как правило, это обычная табличка с фамилиями, датами и временем. В течение месяца по разным причинам он может неоднократно меняться.
В начале года Центр инноваций, операционная служба и дирекция по персоналу запустили пилотный проект в четырех магазинах Новосибирска и шести магазинах Санкт-Петербурга. Экспертам предстояло выяснить, можно ли полностью автоматизировать планирование и максимально эффективно распределять смены между сотрудниками.
Как это работает
Программа и мобильное приложение работают на базе системы Work Force Management. Она сама планирует время работы исходя из дневной и почасовой нагрузки и формирует различные варианты графиков. Директор может корректировать смены, если считает, что есть неточности, или нужно вывести дополнительный персонал.
На этапе пилота возникла проблема: многие сотрудники по самым разным причинам были не готовы выходить, когда предлагает система ― кому-то нужно забирать ребенка из детского сада, кто-то не успевает на метро или автобус. Из-за этого проектная команда вручную настраивала многие процессы и вносила индивидуальные потребности работников. Теперь директору не надо запоминать эту информацию.
Мы не ломали текущие реалии, а адаптировали эту систему под конкретных людей. Благодаря пилоту нам удалось впервые замерить, сколько необходимо времени и персонала на выполнение того или иного действия. Это здорово, потому что задач становится все больше, а замеры позволяют понять, достаточно ли, например, вывести на смену трех кассиров или этого мало. Мы приходим на работу, чтобы продать товар, а благодаря этому инструменту знаем, какие ресурсы нужны, чтобы сделать это, ― говорит супервайзер РД-9071 Татьяна Костюченко.
Что мы узнали
Производительность магазинов, в которых проходил пилот, выросла на 20 процентов, при этом количество жалоб на уровень сервиса осталось на прежнем уровне.
По словам заместителя директора по персоналу «Ленты» Анны Юхно, проект стал настоящей революцией.
Нам удалось не просто научиться эффективно выстраивать графики и экономить время, необходимое для этого процесса. Мы замерили операции в магазинах и устранили неэффективные процессы. Например, сделали так, чтобы сотрудники могли работать в разных секциях, это позволяет более гибко распределять смены, ― говорит Анна.
По ее словам, у системы Work Force Management, на базе которой работает автоматическое планирование смен, большие перспективы:
Система требует персональных настроек по каждому человеку, и это позволяет совместить интересы и возможности сотрудника и потребности бизнеса. Очень важный фактор ― наличие аналитики. Систему можно развивать, в будущем добавляя биржу смен СТО, графики проведения акций и электронный документооборот. То есть мы получаем возможность полностью перейти на цифровые коммуникации.
По эффекту это сравнимо с тем, что раньше такси вызывали с домашнего телефона или вообще подняв руку на дороге, а сейчас вызов, оплата и так далее происходят в приложении на телефоне. Так и здесь ― одним нажатием клавиши можно сообщить руководителю, что ты заболел. Он в телефоне может скинуть эту смену на биржу, и любой подходящий сотрудник, который хочет подработать, сможет смену взять.
Что будет дальше
В этом году проект по автоматическому планированию смен начнут запускать во всех магазинах малого формата. В эти же сроки появится мобильное приложение для директоров и работников магазинов, в котором можно будет вносить изменения в графики и выбирать смены.
По словам менеджера продукта центра инноваций Тамары Лейн, компания ожидает подтверждения хороших результатов от проекта в малых форматах. А еще пилот запустили в гипермаркетах, чтобы понять, как работает система в больших магазинах, где процессы выстроены по-другому и трудится больше сотрудников.
Центр инноваций наградил три самых активных магазина Новосибирска и Санкт-Петербурга, которые показали лучшие результаты по итогам пилота. Коллеги благодарят операционную службу, службу IT и HR, которые помогали тестировать решение.