Заполнять чек-листы, назначать задачи и отслеживать прогресс, смотреть отчеты по магазину и даже дивизиону — и все в одном месте. Рассказываем, как MD Audit облегчил жизнь и работу.
MD Audit — это онлайн-платформа для управления и контроля процессов в магазинах. В «Ленте» ее начали внедрять в конце 2022 года. Сейчас она работает во всех магазинах.
По тендеру мы выбрали готовое решение, которое во многом отвечало задачам «Ленты», – говорит руководитель проекта со стороны ИТ-дирекции Оксана Пименова. – На начальном этапе провели пилот в одном дивизионе. По его итогам подключили к системе все магазины, и улучшили «коробочное решение» по итогам обратной связи от участников пилота.
Работать в системе можно с компьютера или в мобильном приложении. После регистрации сотрудник получает все полагающиеся по должности доступы. После этого практически все задачи, для которых раньше нужно было загружать данные на портал, заносить в таблицы Excel или вовсе заполнять на бумаге, можно выполнять в MD Audit.
Мы провели большую работу, чтобы максимально адаптировать MD Audit к нашим внутренним системам, — говорит Оксана Пименова. — В проекте участвовали 15 бизнес-функций, чьи процессы перенесли в MD Audit. Это большое количество данных, которые нужно было внести, настроить, протестировать и доработать в процессе пилота.
Для сотрудников магазинов самым заметным и полезным во внедрении MD Audit стал долгожданный переход на электронные чек-листы.
В мобильном приложении MD Audit рабочая среда устроена так, что в одном месте сотрудник магазина видит свои задачи, созданные на основе чек-листов, при этом нет лишней информации, — рассказывает менеджер операционной службы по координации взаимодействий с торговыми комплексами Анастасия Раджабова. — Прямо в приложении заполняешь чек-лист, если нужно — прикладываешь фото, оставляешь примечания, уточняешь информацию, получаешь обратную связь. Раньше же была возможной ситуация, где для четырех задач тебе нужно было работать на четырех разных ресурсах, вести и собирать информацию в почте, мессенджерах и так далее.
Дальше информацию из магазинов нужно систематизировать, чтобы с ней мог ознакомиться, например, региональный директор. Прежде это во многом делалось вручную, естественно, требовало времени и не давало 100-процентной гарантии, что не будет ошибок или неточностей. Вся информация собирается автоматически. В веб-версии MD Audit можно увидеть результаты проверок по разным службам, в разных разрезах и динамике. Ошибки и неточности в данных сведены к минимуму.
Теперь у нас буквально есть точка, куда стекается информация о результатах проверок по чек-листам по всем службам, и в режиме онлайн можно видеть проблемные зоны и быстро принимать решения, — говорит Анастасия.
Заместитель директора иркутского ТК-236 Юлия Паранина работает с MD Audit с сентября этого года.
Уже в первые недели работы стало проще, потому что раньше информацию по проверкам нужно было искать на портале, иногда в разных разделах. Например, пришла задача проверить планограмму — с MD Audit нужно только открыть приложение и выйти в торговый зал, в приложении все заполнить и отправить. Задачи не нужно дополнительно записывать, планировать — все зафиксировано, есть напоминания, удобно заполнять. Ничего не перепутаешь и будешь уверен, что информация точно ушла в нужном объеме. Если для выполнения задачи не хватает информации или я нашла какую-то ошибку — прямо в приложении можно запросить нужную информацию и получить ответ быстрее, чем в почте. И еще удобно: видно, на какой стороне произошла эта ошибка, не тратится время на выяснение, а можно быстро все исправить.
Технический директор Сергей Панфилов отмечает, что служба СЭО перешла на электронные чек-листы еще в 2017 году на базе SharePoint. Это было связано с особенностями службы, где нужно держать на контроле много процессов, от которых буквально зависит жизнеобеспечение магазинов, РЦ и офисов.
Нужен был четкий контроль не только с точки зрения устойчивости объектов, но и внешних проверок. Ведь ошибки могут привести к многомиллионным штрафам или сбоям систем. Поэтому я горячо приветствовал внедрение MD Audit. Появление единой системы не только помогло еще усовершенствовать наш подход к проверкам, но и видеть важные для нас процессы смежных служб, например, службы качества и охраны труда. MD Audit еще и более гибкая, чем SharePoint: в новой системе администратор за минуты может изменить существующий или завести новый чек-лист, а раньше нужно было согласовывать со службой ИТ и ждать, пока изменения внесут. В новой системе мы сможем развивать инструменты контроля, добавляя новые чек-листы по направлениям. Еще один плюс — это возможность видеть аналитику опять же не только по своей службе, но и по смежным, в одной системе в любой момент.