Заполнять чек-листы, назначать задачи и отслеживать прогресс, смотреть отчеты по магазину и даже дивизиону — и все в одном месте. Рассказываем, как MD Audit облегчил жизнь и работу.
По тендеру мы выбрали готовое решение, которое во многом отвечало задачам «Ленты», – говорит руководитель проекта со стороны ИТ-дирекции Оксана Пименова. – На начальном этапе провели пилот в одном дивизионе. По его итогам подключили к системе все магазины, и улучшили «коробочное решение» по итогам обратной связи от участников пилота.
Мы провели большую работу, чтобы максимально адаптировать MD Audit к нашим внутренним системам, — говорит Оксана Пименова. — В проекте участвовали 15 бизнес-функций, чьи процессы перенесли в MD Audit. Это большое количество данных, которые нужно было внести, настроить, протестировать и доработать в процессе пилота.
В мобильном приложении MD Audit рабочая среда устроена так, что в одном месте сотрудник магазина видит свои задачи, созданные на основе чек-листов, при этом нет лишней информации, — рассказывает менеджер операционной службы по координации взаимодействий с торговыми комплексами Анастасия Раджабова. — Прямо в приложении заполняешь чек-лист, если нужно — прикладываешь фото, оставляешь примечания, уточняешь информацию, получаешь обратную связь. Раньше же была возможной ситуация, где для четырех задач тебе нужно было работать на четырех разных ресурсах, вести и собирать информацию в почте, мессенджерах и так далее.
Теперь у нас буквально есть точка, куда стекается информация о результатах проверок по чек-листам по всем службам, и в режиме онлайн можно видеть проблемные зоны и быстро принимать решения, — говорит Анастасия.
Уже в первые недели работы стало проще, потому что раньше информацию по проверкам нужно было искать на портале, иногда в разных разделах. Например, пришла задача проверить планограмму — с MD Audit нужно только открыть приложение и выйти в торговый зал, в приложении все заполнить и отправить. Задачи не нужно дополнительно записывать, планировать — все зафиксировано, есть напоминания, удобно заполнять. Ничего не перепутаешь и будешь уверен, что информация точно ушла в нужном объеме. Если для выполнения задачи не хватает информации или я нашла какую-то ошибку — прямо в приложении можно запросить нужную информацию и получить ответ быстрее, чем в почте. И еще удобно: видно, на какой стороне произошла эта ошибка, не тратится время на выяснение, а можно быстро все исправить.
Нужен был четкий контроль не только с точки зрения устойчивости объектов, но и внешних проверок. Ведь ошибки могут привести к многомиллионным штрафам или сбоям систем. Поэтому я горячо приветствовал внедрение MD Audit. Появление единой системы не только помогло еще усовершенствовать наш подход к проверкам, но и видеть важные для нас процессы смежных служб, например, службы качества и охраны труда. MD Audit еще и более гибкая, чем SharePoint: в новой системе администратор за минуты может изменить существующий или завести новый чек-лист, а раньше нужно было согласовывать со службой ИТ и ждать, пока изменения внесут. В новой системе мы сможем развивать инструменты контроля, добавляя новые чек-листы по направлениям. Еще один плюс — это возможность видеть аналитику опять же не только по своей службе, но и по смежным, в одной системе в любой момент.