На прошлой неделе в «Ведомостях», в ведущем деловом издании нашей страны, вышло интервью с руководителем домена HR Оксаной Сударевой. Она вместе с большой командой из разных функций работает над развитием кадрового электронного документооборота. Плодами их трудов ежедневного пользуются тысячи лентовчан, а в прошлом году наша система кадрового электронного документооборота получила премию «Лучший ЭДО в России и СНГ».

Интервью Оксаны в «Ведомостях» посвящено не только КЭДО в «Ленте», но и тому, как наша компания стала одним из лидеров цифровизации документооборота в ретейле.

Пандемия COVID-19, во время которой сотрудники стали работать дистанционно, простимулировала внедрение кадрового электронного документооборота

— Масштабирование сети и развитие формата «магазин у дома» увеличило количество сотрудников, работающих в ночные смены и имеющих ограниченные возможности по взаимодействию с работниками кадровой службы. Активно растет число сотрудников, которые пользуются смартфонами. Это побуждает к разработке приложений, позволяющих улучшать взаимодействие с людьми.

Мобильные приложения упрощают работу

— Многие процессы происходят в основных системах компании, и не у всех сотрудников есть доступ к ним. Но для общего пользования мобильные приложения удобны за счет простого, интуитивного интерфейса. Этими приложениями пользуются сотрудники всех уровней. Через мобильные приложения можно узнавать о корпоративных новостях, пользоваться HR-сервисами — видеть график работы и отпусков, дни рождения коллег, пользоваться сервисами заказа справок, документов и пр.

Уже на этом этапе проекта КЭДО компания примерно наполовину сократила расходы на рассылку смс-оповещений о поступлении новых документов на подпись, поскольку частично их заменили пуш-уведомления в мобильном приложении

— В ходе второго этапа подключили еще около 20 000 сотрудников. Это произошло примерно за месяц, в три раза быстрее, чем в первый раз. Люди перестали бояться электронных цифровых подписей и рисков утечки информации и пр. Параллельно увеличивали перечень документов, с которыми можно знакомиться и подписывать в КЭДО.

Одна из ключевых добавленных функций — подписание локальных нормативных актов (ЛНА), с которыми сотрудники должны знакомиться при приеме на работу или изменении бизнес-процессов. Раньше этот процесс занимал около месяца, после добавления ЛНА в КЭДО требуется примерно три дня. Срок подписания приказов и дополнительных соглашений сократился с 5 дней до 4 часов.

На сегодня 94% сотрудников компании перешли на КЭДО

— Мы перевели в цифровой формат более 50 заявлений и приказов, локальных нормативных актов, более 10 бизнес-процессов. У компании снизились затраты на бумагу, печать, хранение бумажных документов, почтовые рассылки. Внедрение проекта мы завершили в сентябре 2024 г., но планируем дальше развивать функциональность.

КЭДО позволяет быстрее реагировать на изменения

— Существенно снижается число ошибок, связанных с ручным вводом данных, уменьшаются юридические и финансовые риски. Повышается прозрачность процессов: сотрудники могут в онлайн-режиме отслеживать статусы своих заявок.

Полную версию интервью можно прочесть на сайте vedomosti.ru.