Порядок в почте и папках рабочего компьютера — простой способ сделать работу эффективнее. Элементарные шаги помогут вам упростить переписку, хранение и обмен документами. Здорово, если вы уже пользуетесь какими-то из этих лайфхаков, и надеюсь, найдете для себя что-то новое и полезное.
Регулярно удаляйте ненужные письма. Очищайте журнал бесед, папку со спамом и удаленными письмами. Особенно полезно почистить почту перед отпуском, чтобы она не переполнилась
Используйте ярлыки и метки. В почте и приложениях есть возможность помечать письма и встречи цветами или ярлыками. Это помогает быстро находить важные сообщения или организовывать их по проектам
Создавайте шаблоны писем. Если вы часто отправляете одинаковые или похожие письма, создайте шаблоны
Используйте групповые рассылки. Если вы часто пишете одновременно множеству адресатов, ставьте всех в скрытую копию. Это избавит от спама при использовании функции «Ответить всем». Письмо получит только автор и те, кто в открытой копии
Используйте напоминания и календари. Устанавливайте напоминания для выполнения задач или отправки писем
Не пересылайте личную информацию в рабочей почте и не храните ее на рабочем компьютере
Просмотрите закрепленные за вашим подразделением папки и удалите все ненужные и устаревшие
Обновляйте документы регулярно, не храните устаревшие версии
Предупредите команду об удалении общих файлов, чтобы не потерять важную информацию
Создайте логичную иерархию папок, это упростит поиск нужных документов
В этой папке нельзя размещать документы с коммерческой тайной и персональными данными.