После того, как директор магазина подпишет документы, они отправляются в специальный электронный архив. Там они сохраняются в формате, который позволяет быстро предоставить их по запросу контролирующих органов, например, налоговой инспекции. До внедрения ЭДО бумажные документы по запросу сначала нужно было найти в архиве, а потом отправить по почте — тоже дополнительное время и затраты.
Кроме скорости обработки и экономии бумаги, еще одно преимущество — защита от пресловутого человеческого фактора. У каждого пользователя, который подписывает документы, есть свой индивидуальный логин. Он выступает в качестве простой электронной подписи. Раньше такой логин был один сразу на нескольких сотрудников, например, на всех ЗДТК и АТЗ одного магазина. Сейчас все шаги работы с документом автоматически фиксируются и можно проследить всю историю изменений с учетом персонализации логинов.
— Я работаю в компании с 2018 года, был и специалистом по приемке, и ЗРС, и администратором торгового зала, — говорит Дамир Кумуков. — Вижу, что с годами многие процессы автоматизируют и упрощают. Этот конкретный переход на ЭДО — действительно очень помог избавиться от, так сказать, ручной работы по оформлению документов.
В проекте работала большая кросс-функциональная команда, так как нужно было учесть пожелания и потребности пользователей из разных служб и подразделений.
— Огромное спасибо за отличную работу участникам команды! — говорит Екатерина Яковлева. — Тем, кто прорабатывал и готовил проект к реализации, учитывал пожелания заказчиков, кто проводил доработки и тестирование, валидировал решения, настраивал ролевые модели полномочий и согласовывал спецификации для достижения наилучшего результата. Большое спасибо экспертам от бизнеса, которые всегда были на связи, очень вовлечены в процесс и вместе с рабочей группой решали все вопросы, формировали законодательные требования, помогали выявить нюансы процесса, тестировали и организовывали запуск в магазинах всех форматов, ЦП и РЦ.