Списать и забыть
Упростите уже бумажную волокиту по списаниям! Если такое заклинание написать в анкете «Лента Пульса», есть шанс на его воплощение.
И магазины, и РЦ, и централизованные производства — все мечтали о том, чтобы процесс подписания документов по списаниям стал проще, и указывали на проблему в опроснике «Лента Пульса». Переживания понятны: например, в секциях Гастроном списания оформляют практически ежедневно. Для каждой операции нужно было заполнить, распечатать и подписать бумажную ведомость, а потом хранить пять лет, как требует законодательство.
Решением стало внедрение электронного документооборота с простой электронной подписью. Первая часть оформления списаний осталась прежней: в SAP или через ТСД руководитель секции формирует задание на списание, а замдиректора магазина проверяет в SAP ведомость и либо подтверждает запрос, либо отправляет на исправление. А вот дальше все по-новому. После ЗДТК весь пул документов в SAP визирует директор. Если уверен, что все правильно и не нужно проверять, то может подписать десятки документов одним кликом.
— До внедрения ЭДО после формирования и утверждения каждого задания на списание нужно было распечатывать документы и подписывать вручную всем членам комиссии, — говорит руководитель проекта дирекции по И Т Екатерина Яковлева. — В год в компании печатается около 8 млн документов списания товаров и циклических инвентаризаций, а это больше 20 млн листов! Весь этот объем мы перевели в электронный формат. За счет запуска проекта компания сэкономит больше 43 млн рублей уже за первый год.
— До внедрения ЭДО после формирования и утверждения каждого задания на списание нужно было распечатывать документы и подписывать вручную всем членам комиссии, — говорит руководитель проекта дирекции по И Т Екатерина Яковлева. — В год в компании печатается около 8 млн документов списания товаров и циклических инвентаризаций, а это больше 20 млн листов! Весь этот объем мы перевели в электронный формат. За счет запуска проекта компания сэкономит больше 43 млн рублей уже за первый год.
В год в компании печатается около 8 млн документов списания товаров и циклических инвентаризаций, а это больше 20 млн листов!
После того, как директор магазина подпишет документы, они отправляются в специальный электронный архив. Там они сохраняются в формате, который позволяет быстро предоставить их по запросу контролирующих органов, например, налоговой инспекции. До внедрения ЭДО бумажные документы по запросу сначала нужно было найти в архиве, а потом отправить по почте — тоже дополнительное время и затраты.
Кроме скорости обработки и экономии бумаги, еще одно преимущество — защита от пресловутого человеческого фактора. У каждого пользователя, который подписывает документы, есть свой индивидуальный логин. Он выступает в качестве простой электронной подписи. Раньше такой логин был один сразу на нескольких сотрудников, например, на всех ЗДТК и АТЗ одного магазина. Сейчас все шаги работы с документом автоматически фиксируются и можно проследить всю историю изменений с учетом персонализации логинов.
— Я работаю в компании с 2018 года, был и специалистом по приемке, и ЗРС, и администратором торгового зала, — говорит Дамир Кумуков. — Вижу, что с годами многие процессы автоматизируют и упрощают. Этот конкретный переход на ЭДО — действительно очень помог избавиться от, так сказать, ручной работы по оформлению документов.
В проекте работала большая кросс-функциональная команда, так как нужно было учесть пожелания и потребности пользователей из разных служб и подразделений.
— Огромное спасибо за отличную работу участникам команды! — говорит Екатерина Яковлева. — Тем, кто прорабатывал и готовил проект к реализации, учитывал пожелания заказчиков, кто проводил доработки и тестирование, валидировал решения, настраивал ролевые модели полномочий и согласовывал спецификации для достижения наилучшего результата. Большое спасибо экспертам от бизнеса, которые всегда были на связи, очень вовлечены в процесс и вместе с рабочей группой решали все вопросы, формировали законодательные требования, помогали выявить нюансы процесса, тестировали и организовывали запуск в магазинах всех форматов, ЦП и РЦ.
Кроме скорости обработки и экономии бумаги, еще одно преимущество — защита от пресловутого человеческого фактора. У каждого пользователя, который подписывает документы, есть свой индивидуальный логин. Он выступает в качестве простой электронной подписи. Раньше такой логин был один сразу на нескольких сотрудников, например, на всех ЗДТК и АТЗ одного магазина. Сейчас все шаги работы с документом автоматически фиксируются и можно проследить всю историю изменений с учетом персонализации логинов.
— Я работаю в компании с 2018 года, был и специалистом по приемке, и ЗРС, и администратором торгового зала, — говорит Дамир Кумуков. — Вижу, что с годами многие процессы автоматизируют и упрощают. Этот конкретный переход на ЭДО — действительно очень помог избавиться от, так сказать, ручной работы по оформлению документов.
В проекте работала большая кросс-функциональная команда, так как нужно было учесть пожелания и потребности пользователей из разных служб и подразделений.
— Огромное спасибо за отличную работу участникам команды! — говорит Екатерина Яковлева. — Тем, кто прорабатывал и готовил проект к реализации, учитывал пожелания заказчиков, кто проводил доработки и тестирование, валидировал решения, настраивал ролевые модели полномочий и согласовывал спецификации для достижения наилучшего результата. Большое спасибо экспертам от бизнеса, которые всегда были на связи, очень вовлечены в процесс и вместе с рабочей группой решали все вопросы, формировали законодательные требования, помогали выявить нюансы процесса, тестировали и организовывали запуск в магазинах всех форматов, ЦП и РЦ.
Ключевые участники от бизнеса
К тестированию функциональности привлекали многих других сотрудников пилотных ТК, РЦ, ЦП, а также ОЦО.
ИТ-команда проекта
- Юлия Аргириу, руководитель по управлению проектами операционной эффективности
- Анастасия Раджабова, менеджер проектов и координации взаимодействия с гипермаркетами
- Татьяна Андронова, главный эксперт-методолог центра учета ТМЦ и ВЭД
- Инна Жестовская, менеджер по учету и методологии ТМЦ и ВЭД
- Дарья Кузьмина, руководитель центра товарного учета
- Галина Райло, руководитель департамента бухгалтерского учета и отчетности
- Оксана Джуган, ведущий юрисконсульт
- Вадим Гагкаев, начальник отдела грузовых операций и обеспечения сервиса
- Нина Алтухова, менеджер по товарным операциям
- Евгений Хапугин, менеджер по грузовым операциям и обеспечению сервиса
- Евгений Булочников, менеджер проектов
- Татьяна Корнева, руководитель направления интеграции собственного производства
- Людмила Чертовских, ведущий методолог по контролю и учету собственного производства
- Марина Эргашева, директор централизованного производства
- Татьяна Зотова, специалист по клиентским сервисам
- Дмитрий Лютинский, начальник отдела защиты информационных систем и ИТ-инфраструктуры
- Александр Комраков, начальник управления по обеспечению бизнеса гипермаркетов
- Александр Чалышев, начальник службы по обеспечению бизнеса торговой сети «Гипер Лента»
К тестированию функциональности привлекали многих других сотрудников пилотных ТК, РЦ, ЦП, а также ОЦО.
ИТ-команда проекта
- Дмитрий Ложкин, ведущий консультант SAP ERP
- Наталья Большакова, технический руководитель домена Финансы
- Константин Араев, старший консультант по ECM
- Михаил Северо, архитектор домена
- Алексей Лукашевич, руководитель группы интеграции
- Виктор Музяев, старший системный администратор SAP
- Юрий Лоповок, ведущий системный администратор SAP
- Артем Толкачев, старший руководитель проектов
- Екатерина Яковлева, менеджер проектов
- Семен Соколов, руководитель проектов
- Надежда Гольдман, администратор проектов
- Екатерина Ларионова, руководитель группы по сопровождению SAP и бизнес-приложений
6.05.2024 #Полезно #Лента Пульс #ИТ #Скорость и целеустремленность
Что думаете о статье?