На сегодняшний день кадровым электронным документооборотом (КЭДО) пользуются 86% сотрудников «Ленты». Переход на КЭДО стартовал в феврале 2023 года на платформе российской системы управления кадровыми процессами и документами Directum HR Pro. КЭДО интегрировали в приложение «Лента Спутник», и это позволяет прямо там работать с документами и подписывать их. Не нужно создавать личные кабинеты на отдельных сайтах или устанавливать дополнительное приложение. Сейчас в КЭДО можно подписать больше десяти видов документов, а недавно в «Спутнике» заработала функция, которая позволяет скачать необходимый файл.

Переход на КЭДО не только облегчил и ускорил подписание документов, но и позволил компании снизить почтовые расходы и использовать меньше бумаги. 

— КЭДО — очень важный инструмент повышения нашей эффективности и упрощения работы сотрудникам компании, — говорит директор по персоналу «Ленты» Татьяна Юркевич. — Технологию уже оценили тысячи наших коллег, и мы рассчитываем, что скоро ее будут использовать более 95% сотрудников «Ленты». Кроме того, благодаря переходу на кадровый электронный документооборот нашим HR-специалистам нужно хранить существенно меньше документов, а сотрудникам — гораздо реже приходить в отдел персонала подписывать бумаги.

— С января по июнь этого года мы реализовали в КЭДО оформление совмещения от начала до конца: подачи руководителем служебной записки до подписания сотрудником итоговых документов, — рассказала менеджер проектов дирекции по информационным технологиям Анастасия Колосова. — Команды И Т, подрядчика и бизнес-заказчиков проделали очень большую работу. В отличие от других процессов в КЭДО, где нужно просто подписать приказ, в совмещении нужно учесть много данных и настроить их корректную передачу из SAP в «Директум», платформу для кадрового документооборота, на которой мы работаем, и наоборот. Помимо разработки нужно было смоделировать разные ситуации и протестировать их с сотрудниками HR.

В ближайшем будущем разработку по оформлению совмещения используют в качестве своеобразного шаблона для автоматизации других кадровых процессов, где также нужно корректно собирать и передавать в SAP HR множество данных. Например, прием на работу, перевод и так далее. Это даст возможность оформлять документы полностью автоматически, тогда как сейчас ручной труд задействован на всех этапах: от инициации кадрового мероприятия, его оформления и до итогового подписания.