Уже около двух лет в дирекции по трансформации работает процессный офис. Подразделение по руководством ведущего менеджера Татьяны Сизовой занимается глубоким анализом процессов и выдает бизнесу рекомендации по их улучшению.

Сегодня при поддержке подразделения в службе коммерческой эффективности (команда директора по поддержке коммерческих процессов Анжелики Бутына) создают Центр поддержки коммерческих процессов. Новая структура будет выполнять технические функции коммерческой службы, которые отнимают у сотрудников коммерческой службы очень много времени: обработку ввода новых товаров, решение запросов партнеров, предоставление стандартной отчетности, загрузку промотабелей и многое другое. Одним словом, Центр поддержки освободит ресурсы коммерческой службы для решения приоритетных задач, для которых нужна уникальная экспертиза. Также это позволит централизованно внедрять изменения, автоматизировать процессы и контролировать сроки и качество выполнения задач.

Но нельзя просто так взять и изменить структуру, модель работы или создать новую структуру внутри существующей.

— И как раз здесь вступает процессный подход, — говорит Татьяна Сизова. — Суть метода в том, что выполнять задачу или достичь конкретной цели можно через четкое понимание и организацию всех шагов и этапов. То есть вместо того, чтобы просто делать что-то, мы анализируем каждый шаг, устанавливаем последовательность этапов, оптимизируем их и ищем способы улучшить эффективность и качество работы.

Представьте, что вам нужно каждый день готовить завтрак на семью из четырех человек, где все едят разное, и у вас по утрам есть на это 30−40 минут. Можно, конечно, методом проб и ошибок со временем найти решение, как все успеть и всех накормить. А можно применить процессный подход. Сначала определить этапы: выбор рецепта, покупка продуктов, приготовление и сервировка — а затем оптимизировать каждый из них: составить список продуктов и организовать рабочую поверхность и посуду.

— Главная идея процессного подхода — разбить сложную задачу или цель на более простые и понятные шаги, которые легко выполнить. Это помогает уменьшить страх перед сложными задачами и сделать их более управляемыми. Применяем ли мы процессный подход в бизнесе или в повседневных делах — он помогает организовать работу и достичь поставленных целей. Создавая Центр поддержки коммерческих процессов, мы руководствуемся этим принципом. Чтобы учесть все возможные сложности и запустить полностью работающий механизм, мы проводим подробные интервью с участниками процессов кросс-функциональные обучения, фиксируем расхождения, оцениваем нагрузку и предлагаем новые решения.

Сейчас специалисты процессного офиса работают в важных для компании проектах, а еще помогают внедрить подход в работу разных служб. Если в вашем подразделении есть процесс, который, на ваш взгляд нуждает в оптимизации, вы можете написать Татьяне Сизовой.

Также у процессного офиса появилась страница на корпоративном портале, где можно подробнее узнать о команде и проектах .